Wissen Sie noch….?„Morgens um halb zehn in Deutschland“

Dieser Werbeslogan kam mir beim Schreiben des Blogbeitrags zum Thema Pause in den Sinn und ich muss sagen, er war und ist sehr einprägsam. Es geht heute nicht um Werbeslogans, sondern um Pausen während der Arbeit. Es geht vor allem um Pausen im Homeoffice, wie wichtig sie sind und dass sie im Arbeitsschutz sogar gesetzlich vorgeschrieben sind.

Ich gebe zu, auch mir fällt es nicht immer leicht, eine Pause einzulegen während meines Arbeitstages. Aber ich kann sagen, ich merke es sehr deutlich am Abend, ob ich regelmäßig einmal aufgestanden, morgens eine Runde um den Block gelaufen bin, eine bewusste Bildschirmpause eingelegt habe. Und ich kann sagen: Das macht einen großen Unterschied.

Gerade bei der Arbeit im Homeoffice sollten Pausen eingelegt werden. Häufig reiht sich eine Videokonferenz an die nächste. Das ständige Starren auf den Bildschirm ermüdet die Augen, die Konzentration lässt nach. Geregelte Pausen im Büro waren leicht einzuhalten. Es gab feste Pausenzeiten mit KollegenInnen. Diese fallen nun weg. Einige Studien belegen, dass der Arbeitstag inzwischen früher beginnt und später endet – und oft, ohne zwischendurch eine Pause einzulegen.

Bildschirmpausen sind Pflicht

Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die tägliche Arbeit an Bildschirmgeräten so zu organisieren ist, dass sie durch andere Tätigkeiten oder durch regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.

Leider fehlen in der Verordnung genauere Angaben über die Länge der Pausen.

Da es keine genauen Vorgaben gibt, hier einige Empfehlungen für die Pausengestaltung.

Eine weitere Regelung besagt, dass die Bildschirmarbeitsplätze auf mögliche Gefährdungen des Sehvermögens sowie körperlicher und psychischer Belastungen zu beurteilen sind.

Download DGUV Grundsatz für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen „Bildschirmarbeitsplätze“ G 37

Körperliche und psychische Belastungen

Während die körperlichen Belastungen wie beispielsweise Rückenschmerzen oder Kopfschmerzen noch leicht zu bestimmen sind, ist es bei psychischen Belastungen schwieriger. Der Gesetzgeber weist verstärkt darauf hin, dass gerade jetzt in der Pandemie ein besonderes Augenmerk auf die psychischen Belastungen gelegt werden muss. Hierzu wird es ab Mai 2021 umfangreiche Kontrollen geben, bei denen rund 200.000 Betriebe (hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen kontrolliert werden. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als orientierendes Verfahren ist wie ein Radar der Schwachstellen im Unternehmen aufzeigt und diese durch geeignete Maßnahmen deutlich reduzieren kann und im besten Fall wieder vom Radarschirm verschwinden.

Digitaler Stress

Ein weiterer Faktor im Homeoffice ist der „digitale Stress“. Aber was ist das genau? Hierzu gibt es eine interessante Studie der PräDiTec. Deren Ergebnisse wurde gerade vorgestellt. Das Projekt PräDiTec beschäftigt sich mit Stress in der digitalen Arbeitswelt, ihre Ursachen und Folgen vor und während der Corona Pandemie. Hierzu habe ich bereits im vorherigen Blogbeitrag berichtet.

Am stärksten wahrgenommene Belastungsfaktoren sind demnach die „Nicht-Verfügbarkeit“. D. h. beispielsweise, es ist bekannt, dass es technische Systeme gibt, mit denen MitarbeiterInnen leichter arbeiten könnten, doch es steht Ihnen nicht zur Verfügung. An zweiter Stelle steht „Mangelndes Erfolgserlebnis“. Bei der digitalen Arbeit sehen beispielsweise Homeoffice-MitarbeiterInnen nicht, was sie am Tag geschafft haben. Während sie im Büro noch mit Papieren arbeiten, ist es im Homeoffice vorwiegend papierloses Arbeiten.

Die gesamten Ergebnisse der PräDiTec finden Sie hier als Download auf YouTube.

Gerade während der Arbeit im Homeoffice besteht die Gefahr, dass keine und nur wenig Pausen genommen werden. Sprechen Sie mit Ihrem Chef Ihre Pausenzeiten ab. Unter Umständen könnte auch eine unternehmensweite Regel für Bildschirmpausen helfen, die gleich in der Vereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice (oder eine Betriebsvereinbarung) aufgenommen wird und somit im besten Fall Teil der Unternehmenskultur wird. Lassen Sie sich durch eine Software oder per Handy an Ihre Pause erinnern und vielleicht essen Sie ein…..,“nein, ich mache jetzt keine Werbung“. 

Corona Pandemie: Psychische Gefährdungen reduzieren

Seit Ausbruch der Corona-Pandemie rückt Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit in den  Vordergrund. Unternehmen sind gezwungen, umfassende Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und die Gesundheit ihrer MitarbeiterInnen zu schützen. 

Seit kurzem gibt es neue, bundesweit verpflichtende Regeln, um MitarbeiterInnen wirkungsvoll zu schützen. Die neue Arbeitsschutzregel präzisiert die Anforderungen an den Arbeitsschutz. Grundlage hierfür ist das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsschutzverordnungen während der Corona-Pandemie.

Neben den schon geltenden Schutzmaßnahmen (beispielsweise Sicherheitsabstand, Desinfektionsanforderungen, Tragen eines Mund-Nasenschutzes) ist es notwendig, auch die psychischen Belastungen im Blick zu behalten.

Um Beschäftigte vor einer Infektion bei der Arbeit zu schützen, sind in vielen Unternehmen Neu- und Umgestaltungen von Arbeitsplätzen und Arbeitsabläufen erforderlich. Dafür sind weitreichende Veränderungen der Arbeitsorganisation, Der Arbeitsplatz- und Arbeitszeitgestaltung notwendig.  Art und Weise der Kommunikation bei der Arbeit ändern sich. Dies kann wiederum zu psychischen Belastungen führen, wie z. B.:

    • Sorge vor einer Infektion mit Covid-19
    • Zukunfts- und Existenzangst (Kurzarbeit, Jobverlust, Umsatzausfälle)
    • Doppelbelastung durch Kinderbetreuung parallel zum Homeoffice
    • Stark veränderte Arbeitszeiten, -aufgaben und -abläufe
    • Mangelnde Technische Voraussetzung für eine effektive Kooperation

Weitere Auswirkungen auf die psychische Belastungen sind z. B. Konflikte mit Kunden, langandauernde hohe Arbeitsintensität, vor allem in systemrelevanten Bereichen, Auswirkungen von Kontaktbeschränkungen (durch soziale Isolation im Homeoffice). Diese zusätzlichen psychischen Belastungen sind bei der Bewertung der Belastungssituation der Beschäftigen mit zu berücksichtigen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Akute Folgen der erhöhten psychischen Belastungsfaktoren können eine steigende Unfallgefahr durch nicht sicherheitsgerechtes Verhalten sein und stellen damit ein hohes Gesundheitsrisiko dar. Hier sind die Führungskräfte im besonderen zu involvieren und zu sensibilisieren.

Die psychische Gefährdungsbeurteilung als Instrument für mehr Leistungsfähigkeit

Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist in dieser Situation ein zentrales Instrument. Durch die gezielte Erfassung der Belastungsfaktoren der MitarbeiterInnen lassen sich Problemfelder erkennen und gezielte Maßnahmen ableiten und dies nicht nur in der Corona-Pandemie, sondern auch darüber hinaus. Maßnahmen, die als Bausteine Personal- und Organisationsentwicklung, die Widerstandsfähigkeit und Leistungsfähigkeit der MitarbeiterInnen stärken.

Fehlen Ihnen die personellen Ressourcen für die Durchführung der psychischen Gefährdungsbeurteilung?  Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir unterstützen Firmen und Organisationen mit einem strukturierten und erprobten Verfahren. Damit haben Sie innerhalb kürzester Zeit eine aussagekräftige Bewertung der psychischen Belastungsfaktoren in Ihrem Unternehmen.

Fordern Sie unsere Informationsbroschüre hier an.

Weitere praktische Tipps für die Umsetzung im Unternehmen in Form eines Fact-Sheets

Psychische Belastung und Beanspruchung von Beschäftigten während der Corona-Pandemie

Eine Checkliste für die Betriebe gibt Orientierung, wie sie vorgehen können, um die Gesundheit ihrer Beschäftigten zu schicken.

Weiterführende Informationen

SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard

Information für spezfische Branchen finden Sie hier zum Download als Excel-Tabelle.

Branchenspezfische Handlungshilfen

VBG – Verwaltungsberufsgenossenschaft

https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Schwerpunkte/sars-cov-2-arbeitsschutzstandard.html

Quellen: personalwirtschaft-studie-bgm-im-mittelstand-2019-2020.pdf, https://www.baua.de/DE/Angebote/Rechtstexte-und-Technische-Regeln/Regelwerk/AR-CoV-2/pdf/AR-CoV-2.pdf?__blob=publicationFile&v=4

Coronavirus-Pandemie: Psychische Belastungen im Blick behalten

Alle Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die psychischen Belastungsfaktoren am Arbeitsplatz zu untersuchen – und abzustellen. Gerade jetzt in der Corona-Pandemie ist es wichtiger denn je, den Fokus auf die MitarbeiterInnen zu richten und mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen Belastungen aufzudecken.

Doch die Frage die sich stellt, ist vor welchen psychischen Herausforderungen stehen die Beschäftigten? Wie können neben der Schaffung der physischen Schutzmaßnahmen ebenso psychische Schutzmaßnahmen ergriffen werden?

Unbestritten ist, dass gut gestaltete Arbeitsbedingungen die MitarbeiterInnen beim Umgang mit den geänderten Bedingungen und ihren Herausforderungen unterstützten.

Unter anderem müssen MitarbeiterInnen umgehen mit:

    • tiefgreifenden Veränderungen der  Arbeitsorganisation,
    • emotionaler Inanspruchnahme durch die Bedürfnisse vieler Menschen,
    • Umstellung auf Homeoffice,
    • Veränderte Kommunikationswege und Kooperationsmöglichkeiten,
    • Arbeitsplatzunsicherheit,
    • Angst vor Infektion,

Akute Folgen der Zunahme psychischer Belastungsfaktoren können ein nicht sicherheitsgerechtes Verhalten, eine steigende Unfallgefahr und ein gesteigertes Unfallrisiko sein.

Die Beschäftigten können auf diese Umstände sehr vielfältig reagieren und Reaktionen zeigen sich z. B.

körperlich

    • Magen- und Darmprobleme
    • Kopfschmerzen
    • Atembeschwerden  

kognitiv

    • Schwierigkeiten beim Abschalten nach dem Arbeitsalltag
    • Flüchtigkeitsfehler nehmen zu
    • Leistungsfähigkeit wird geringer eingeschätzt

emotional

    • Fühlen sich gehetzt und unter Druck
    • Fühlen sich gegenüber Herausforderungen ohnmächtig
    • Sind ungeduldig und reizbar

verhaltensbezogen

    • Erholungspausen fallen aus
    • Suchtverhalten steigt (Zigaretten, Alkohol, Medikamente)
    • Verändertes Essverhalten (mehr / weniger Appetit)

Wie kann die Arbeit gut gestaltet werden, um Gefährdungen zu reduzieren?

Ablauf der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen GDA Richtlinienkonform

Durchführung Gefährdungsbeurteilung
Istock.com/29mokara

Die Durchführung einer psychischen Gefährdungsbeurteilung liefert wertvolle Impulse, deckt sie doch mit ihren 5 Merkmalsbereichen (Arbeitsinhalt, Arbeitsaufgabe, Arbeitsumgebung, soziale Beziehungen und neue Arbeitsformen) wesentliche Belastungsfaktoren auf.

Viele Risiken, die durch die Corona Pandemie entstanden sind, können eingeschätzt und sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden.

Näheres hierzu finden Sie auf en Seiten der DGUV.

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6 Tipps wie Corona und Homeoffice gelingen kann

Corona und Homeoffice kann das gelingen? Dieser Frage möchte ich in diesem Beitrag nachgehen und Ihnen 6 Tipps an die Hand geben. Seit einigen Wochen befinden wir uns im Ausnahmezustand. Einkaufen wird zum Spießruten laufen. Selbst der Spazierweg will gut geplant sein, damit der nötige Sicherheitsabstand gewahrt bleibt. Tagtäglich rauschen neue Meldungen über Bildschirm, Smartphone oder Monitor (verzeihen Sie diesen altertümlichen Begriff). Auch zum Thema Homeoffice gibt es schon etliches im Netz zu finden. Als BGM Fachfrau ist mein Augenmerk sowohl auf Ihren Arbeitsplatz als auch auf Ihr Wohlbefinden gerichtet.

Hier nun meine 6 Tipps zur Unterstützung im Homeoffice:

Arbeiten im Homeoffice

Schaffen Sie sich eine Umgebung, die signalisiert: Das ist Ihr Arbeitsplatz. Wenn möglich in einem separaten Raum. Ein Raumteiler grenzt den privaten vom Arbeitsbereich ebenso gut ab. Auch ein Kellerraum könnte kurzfristig zum Büroraum umfunktioniert werden. Machen Sie sich es schön und schaffen Sie eine Wohlfühlatmosphäre. Ein paar frische Blumen können Wunder wirken. Ein aufgeräumter Arbeitsbereich trägt zusätzlich zum Wohlbefinden bei. Als digitales Organisationstool Tool kann ich OneNote sehr empfehlen. Mit unterschiedlichen Notizbüchern gelingt es, alle Aufgaben im Blick zu haben und schnelle Notizen festzuhalten. Es gibt auch einige günstige collaboration tools wie Trello oder Asana, um nur einige zu nennen.

Noch ein kleiner rechtlicher Exkurs, den ich nicht außen vor lassen möchte:

Hier stellt sich als erstes die Frage, ob Ihr Homeoffice Arbeitsplatz entsprechend dem Arbeitsschutzgesetz eingerichtet ist. D. h. werden die Arbeitschutzrechtllichen Vorschriften eingehalten. Hier kommt der § 3 I 1 der ArbStättV zum Tragen. Hiernach ist der Arbeitgeber verpflichtet, zu prüfen, ob die Beschäftigten Gefährdungen beim Einrichten und Betreiben ausgesetzt sind oder ausgesetzt sein können und entsprechende technichsche, organisatorische oder persönliche Maßnahmen zu ergreifen. Eine Gefährdungsbeurteilung nach den §§ 5 und 6 ArbSchG  ist somit auch im Homeoffice durchzuführen. Unterstützung kann Ihnen hier auch der Betriebsrat geben. Dieser muss, sollte z. B. eine psychische Gefährdungsbeurteilung auf Grund der geänderten Arbeitsumgebung stattfinden – bei der Durchführung (§ 87 I Nr. 7 BetrVG) einbezogen werden.

Strukturen und Tagesablauf

Eine feste Struktur und Routine unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit. Richten Sie Ihren Tagesablauf so ein, als würden Sie ins Büro gehen. Stehen Sie morgens zur üblichen Zeit auf, duschen und ziehen Sie sich Ihre „Bürokleidung“ an. Nach dem Frühstück können Sie sich mit einem kleinen Spaziergang mental auf den Arbeitstag einstellen.

Mit Kindern im Homeoffice

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Das kann ganz schön herausfordernd werden. Ein Patentrezept gibt es nicht, da jedes Kind anders ist und je nach Alter andere Unterstützung benötigt wird.

Hilfreich finde ich z. B. folgendes:

Vereinbaren Sie mit Ihren Kindern, die Zeiten in denen sie arbeiten. Das geht natürlich nur mit den größeren Kindern. Beschriften Sie drei Zettel für Ihre Tür:

    • Tür ist zu, bitte nicht rein kommen
    • Tür ist offen, du kannst rein kommen
    • Frage: Musst du jetzt dringend reinkommen oder hat es Zeit bis später?

Vereinbaren Sie ein gemeinsames Mittagessen. Dies ermöglicht auch den Austausch und Rückfragen, ob Ihre Kinder noch Unterstützung bei den Aufgaben benötigen. Wenn beide Partner Zuhause arbeiten, könnten Sie sich aufteilen, um Ihren Kindern bei den Aufgaben zu helfen.

Bei kleineren Kindern wird es möglicherweise mit einer Aufteilung beider Partner über den Tag verteilt gut funktionieren. Legen Sie feste Zeiten fest, damit Sie und Ihr Partner Ihre Arbeitsaufträge erledigen können. Als Alleinerziehende schauen Sie, ob es an Ihrem Ort eine Notbetreuung gibt.

Kontakt halten innerhalb des Teams

Sprechen Sie mit den Kollegen ab, wann Sie erreichbar sind. Z. B. könnten sie über Outlook Termine blocken für erreichbar/nicht erreichbar und den Kalender mit Ihren Kollegen teilen. Ein morgendliches Stand-up gelingt auch virtuell, um sich gegenseitig auf den neuesten Stand zu bringen.

Sprechen Sie die Aufteilung der Arbeitszeit mit Ihrem Team ab, um so z. B. die Kinderbetreuung übernehmen zu können.

Sozialer Austausch  

In der Arbeitszeit könnte eine „social hour“ eingerichtet werden. Das Video bleibt an und sie können auf Zuruf arbeiten ganz wie im Büro oder gemeinsam einen „virtuellen Kaffee“ trinken, um über das Wochenende zu plaudern.

Auch im privaten Bereich können Sie Videokonferenzen mit Freunden einrichten zum gemeinsamen Online-Spielen oder gemeinsam ein „virtuelles“ Glas Wein trinken. Der soziale Kontakt unterstützt Ihre psychische Widerstandskraft (Resilienzfähigkeit).

Als Führungskraft im Homeoffice

Ein spannendes Thema und eine Chance auch für die Zukunft: Hier gilt es für Sie, sich als Führungskraft zurückzunehmen und die Kontrolle ein Stück weit loszulassen. Begreifen Sie sich mehr als Netzwerker*in und machen Sie sichtbar, was Ihr Team leistet.

Fazit

Die Arbeit im Homeoffice ist herausfordernd keine Frage. Allerdings eröffnet es auch die Möglichkeit, sich seine Arbeit freier einteilen zu können und trägt damit zur Work-life-Balance bei. Vor allen Dingen gewinnen Sie aber eines hinzu: Mehr Zeit für die Familie, mehr Lebenszeit durch die entfallenden Arbeitswege. Homeoffice kann gelingen mit klaren Absprachen und Regeln, viel respektvoller Kommunikation und Nachsicht.

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