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Erfolgreiche Zusammenarbeit durch perfekte Mitarbeitergespräche!

Wir alle wissen, dass eine gute Führung und das Fordern von Mitarbeitern die Basis einer erfolgreichen Zusammenarbeit bilden. Doch wie kann man diese durch Mitarbeitergespräche perfektionieren? In diesem Blogbeitrag werden wir erfahren, warum perfekte Mitarbeitergespräche die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bilden und wie man sie optimal gestalten kann. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir durch regelmäßige Gespräche mehr Motivation, Erfolg und ein produktives Arbeitsumfeld schaffen können.

Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Mitarbeitergespräche fördern eine offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften. Eine transparente Kommunikation ist essentiell für ein funktionierendes Team. Durch regelmäßige Gespräche können individuelle Ziele, Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten identifiziert werden. Dies ermöglicht es, gezielte Maßnahmen zur Weiterentwicklung einzuleiten. Mitarbeiter, die sich verstanden und wertgeschätzt fühlen, sind motivierter und engagieren sich stärker für ihre Aufgaben. Mitarbeitergespräche tragen dazu bei, diese emotionale Bindung zu fördern.

Mitarbeitergespräche können vielseitig genutzt werden. Zum Beispiel zur:

- Ermittlung von Kenntnissen, Wünschen, Motiven, Zielen und Werten,
- Konfliktbehebung,
- Definition von persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten,
- Personal- und Leistungsbeurteilung,
- Weiterentwicklung der Führungs- und Unternehmenskultur.

Gute Ergebnisse bringen klare Gespräche, in denen Führungskräfte unmissverständlich und respektvoll auch die Themen ansprechen, die für sie nicht funktioniert haben. Dies erfordert Mut, unterstützt sie aber, authentisch zu führen. Ebenso sollte den Mitarbeitern Raum für die Darstellung ihrer eigenen Sichtweise gegeben werden, um dann gemeinsame Ziele zu formulieren. Hierin sollten die Randbedingungen für die Mitarbeiter und Führungskräfte formuliert werden, die im kommenden Jahr (oder Halbjahr) für eine erfolgreiche Zusammenarbeit wichtig sind. Sie sollten gemeinsam vereinbart und schriftlich festgehalten werden.

Hier erhalten Sie ein Whitepaper „Leitfaden Mitarbeitergespräche erfolgreich führen“.

Wie können Mitarbeitergespräche perfektioniert werden?

Strukturierte Gespräche ermöglichen eine effiziente und umfassende Diskussion. Eine klare Agenda und vorbereitete Fragen können dazu beitragen. Ehrliches und konstruktives Feedback ist entscheidend. Führungskräfte sollten nicht nur bewerten, sondern auch die Meinungen und Ideen der Mitarbeiter ernst nehmen. Mitarbeitergespräche sollten nicht nur retrospektiv sein, sondern auch zukunftsorientiert. Die Definition klarer Ziele und Maßnahmen fördert die Ausrichtung auf gemeinsame Unternehmensziele. Jeder Mitarbeiter ist einzigartig. Personalisierte Gespräche, die individuelle Bedürfnisse und Stärken berücksichtigen, schaffen eine positive Atmosphäre.

Jährliches Mitarbeiter Gespräch: Frühwarnsystem für Zufriedenheit

Kontinuierliche Gespräche sind effektiver als sporadische. Durch regelmäßige Mitarbeitergespräche wird eine offene Kommunikationskultur etabliert.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche geben Einblicke in das derzeitige Betriebsklima. Sie ermöglichen, frühzeitig gegenzusteuern, wenn die Zufriedenheit unter den Mitarbeitern abnimmt.

Der Termin für das jährliche Mitarbeiter Gespräch sollte frühzeitig gemeinsam abgestimmt werden. Damit haben die Beteiligten genügend Zeit für die Vorbereitung. Hierzu sollte eine offizielle Einladung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Vorbereitungsbogen, damit sie sich inhaltlich vorbereiten können. Auch für Sie als Führungskraft ist es wichtig, sich inhaltlich vorzubereiten. Ebenso spielt die persönliche Haltung mit der Sie ins Gespräch gehen eine Rolle.

Eine gute Vorbereitung unterstützt Sie und fördert einen entspannten Verlauf des Gesprächs.

Fazit

Mitarbeitergespräche sind nicht nur ein formeller Prozess zur Leistungsbeurteilung, sondern die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Durch die Integration von klaren Strukturen, einer offenen Feedbackkultur und individuellen Ansätzen können Unternehmen diese Gespräche perfektionieren. Unternehmen, die dies erfolgreich umsetzen, erleben nicht nur eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit, sondern auch eine höhere Effizienz und Produktivität. Investitionen in gut geführte Mitarbeitergespräche zahlen sich langfristig in einer positiven Unternehmenskultur und einem nachhaltigen Geschäftserfolg aus.

Stehen bei Ihnen demnächst Mitarbeitergespräche an und möchten Sie sich perfekt vorbereiten? Dann fordern Sie hier das Whitepaper „Leitfaden Mitarbeitergespräche“ an.

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Psychische Gefährdungen reduziere

Hinweis: Aufgrund der besseren Lesbarkeit werden in manchen Texten nur die männliche Form verwendet. Es sind ausdrücklich alle Geschlechter angesprochen.

Wissen Sie noch….?„Morgens um halb zehn in Deutschland“

Dieser Werbeslogan kam mir beim Schreiben des Blogbeitrags zum Thema Pause in den Sinn und ich muss sagen, er war und ist sehr einprägsam. Es geht heute nicht um Werbeslogans, sondern um Pausen während der Arbeit. Es geht vor allem um Pausen im Homeoffice, wie wichtig sie sind und dass sie im Arbeitsschutz sogar gesetzlich vorgeschrieben sind.

Ich gebe zu, auch mir fällt es nicht immer leicht, eine Pause einzulegen während meines Arbeitstages. Aber ich kann sagen, ich merke es sehr deutlich am Abend, ob ich regelmäßig einmal aufgestanden, morgens eine Runde um den Block gelaufen bin, eine bewusste Bildschirmpause eingelegt habe. Und ich kann sagen: Das macht einen großen Unterschied.

Gerade bei der Arbeit im Homeoffice sollten Pausen eingelegt werden. Häufig reiht sich eine Videokonferenz an die nächste. Das ständige Starren auf den Bildschirm ermüdet die Augen, die Konzentration lässt nach. Geregelte Pausen im Büro waren leicht einzuhalten. Es gab feste Pausenzeiten mit Kolleg:innen. Diese fallen nun weg. Einige Studien belegen, dass der Arbeitstag inzwischen früher beginnt und später endet – und oft, ohne zwischendurch eine Pause einzulegen.

Bildschirmpausen sind Pflicht

Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die tägliche Arbeit an Bildschirmgeräten so zu organisieren ist, dass sie durch andere Tätigkeiten oder durch regelmäßige Erholungszeiten unterbrochen werden.

Leider fehlen in der Verordnung genauere Angaben über die Länge der Pausen.

Da es keine genauen Vorgaben gibt, hier einige Empfehlungen für die Pausengestaltung.

Eine weitere Regelung besagt, dass die Bildschirmarbeitsplätze auf mögliche Gefährdungen des Sehvermögens sowie körperlicher und psychischer Belastungen zu beurteilen sind.

Download DGUV Grundsatz für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen „Bildschirmarbeitsplätze“ G 37

Berufstätige, die nach der Arbeit nicht abschalten können, schlafen schlecht ein oder wachen nachts immer wieder auf. Die Erholungsfähigkeit sinkt und damit auch die Leistungsfähigkeit. Fehler nehmen zu, längeres Arbeiten ist notwendig und damit setzt eine Abwärtsspirale ein. Sieben bis acht Stunden Schlaf sind laut Forscher notwendig, um zu regenerieren. Die Frage ist, wie können Unternehmen ihre Fehlzeitenquote reduzieren, um Produktivitätsverluste zu vermeiden? Hierzu finden Sie in diesem Blogbeitrag 6 Tipps.

Körperliche und psychische Belastungen

Während die körperlichen Belastungen wie beispielsweise Rückenschmerzen oder Kopfschmerzen noch leicht zu bestimmen sind, ist es bei psychischen Belastungen schwieriger. Der Gesetzgeber weist verstärkt darauf hin, dass gerade jetzt in der Pandemie ein besonderes Augenmerk auf die psychischen Belastungen gelegt werden muss. Hierzu wird es ab Mai 2021 umfangreiche Kontrollen geben, bei denen rund 200.000 Betriebe (hauptsächlich kleine und mittlere Unternehmen kontrolliert werden. Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen als orientierendes Verfahren ist wie ein Radar der Schwachstellen im Unternehmen aufzeigt und diese durch geeignete Maßnahmen deutlich reduzieren kann und im besten Fall wieder vom Radarschirm verschwinden.

Digitaler Stress

Ein weiterer Faktor im Homeoffice ist der „digitale Stress“. Aber was ist das genau? Hierzu gibt es eine interessante Studie der PräDiTec. Deren Ergebnisse wurde gerade vorgestellt. Das Projekt PräDiTec beschäftigt sich mit Stress in der digitalen Arbeitswelt, ihre Ursachen und Folgen vor und während der Corona Pandemie. Hierzu habe ich bereits im vorherigen Blogbeitrag berichtet.

Am stärksten wahrgenommene Belastungsfaktoren sind demnach die „Nicht-Verfügbarkeit“. D. h. beispielsweise, es ist bekannt, dass es technische Systeme gibt, mit denen MitarbeiterInnen leichter arbeiten könnten, doch es steht Ihnen nicht zur Verfügung. An zweiter Stelle steht „Mangelndes Erfolgserlebnis“. Bei der digitalen Arbeit sehen beispielsweise Homeoffice-MitarbeiterInnen nicht, was sie am Tag geschafft haben. Während sie im Büro noch mit Papieren arbeiten, ist es im Homeoffice vorwiegend papierloses Arbeiten.

Die gesamten Ergebnisse der PräDiTec finden Sie hier als Download auf YouTube.

Gerade während der Arbeit im Homeoffice besteht die Gefahr, dass keine und nur wenig Pausen genommen werden. Sprechen Sie mit Ihrem Chef Ihre Pausenzeiten ab. Unter Umständen könnte auch eine unternehmensweite Regel für Bildschirmpausen helfen, die gleich in der Vereinbarung für das Arbeiten im Homeoffice (oder eine Betriebsvereinbarung) aufgenommen wird und somit im besten Fall Teil der Unternehmenskultur wird. Lassen Sie sich durch eine Software oder per Handy an Ihre Pause erinnern und vielleicht essen Sie ein…..,“nein, ich mache jetzt keine Werbung“.

Old School: Hat die alte Führung ausgedient?

Schon jetzt in der Krise zeigt sich, dass zukünftig andere Führungskompetenzen erforderlich sind: Moderation statt Kontrolle, Freiräume statt Restriktionen sind die Zauberworte eines modernen Führungsstils. All dies erfordert eine zentrale Variable: „Vertrauen“. Die Frage ist, wo stehen wir heute und wie können Führungskräfte leistungsstarke Teams auf Distanz führen?

Homeoffice Anteil steigt um 23 Prozent

In der Zeit vor Corona war Homeoffice für viele Unternehmen undenkbar. Das hat sich grundlegend geändert. Laut einer aktuellen ZEW Konjukturumfrage liegt der Anteil der MitarbeiterInnen, die mehr als die Hälfte der Zeit im Homeoffice arbeiten, zurzeit bei 27 Prozent. Vor der Krise waren es nur 4 Prozent.

Der Erfolg der Unternehmen im 21. Jahrhundert hängt von einem neuen System ab – dem „Broaden-and-Build“-Modus positiver Emotionen. Dieser ermöglicht es, komplexe Probleme zu lösen und kooperative Beziehungen zu fördern. Positive Emotionen wie Vertrauen, Neugier und Inspiration helfen, psychologische, soziale und physische Ressourcen aufzubauen.

Wenn sich ein Arbeitsplatz herausfordernd, aber nicht bedrohlich anfühlt, können Teams den Modus „Erweitern und Aufbauen“ beibehalten. Dies ruft Vertrauen und vertrauensbildendes Verhalten hervor. Führung und Vertrauen sind untrennbar miteinander verbunden und bilden die Basis der Führungskompetenz.

Vertrauen statt Kontrolle

Kontrolle verlangsamt Prozesse: Wird beispielsweise im Unternehmen ein neues Bestellwesen eingeführt und eine zweite Freigabeinstanz eingeführt, kommt es häufig zu Verzögerungen im Bestellvorgang. MitarbeiterInnen warten auf Freigabe für ihre Bestellungen und werden zunehmend demotivierter und unzufriedener.

Ein Umfeld von Kontrolle, wenig Informationsfluss, kaum Feedback, mangelnde Interaktion zwischen Führungskräften, Teams und Mitarbeitern anderer Abteilungen führen zu Konflikten und hoher Unzufriedenheit und ist zum großen Teil auf mangelndes Vertrauen zurückzuführen.

Jack Welch, ehemaliger CEO von General Electric, hat dazu folgendes gesagt:

„Mein Job ist weniger die Kontrolle als vielmehr die Ermutigung und die Übergabe von Macht an Leute mit Träumen und Visionen.“

In 6 Schritten mehr Vertrauen und psychologische Sicherheit erreichen:

1.	Kollaboration statt Konflikte
	Vermeiden von Konflikten, um Kampf-oder-Flucht-Reaktion auszulösen. Stattdessen die Frage: Wie kann ein für beide Seiten wünschenswertes Ergebnis erzielt werden?
2.	Menschlichkeit als Basis
	Von Mensch zu Mensch sprechen und die universellen Bedürfnisse eines jedes Teams erkennen: Respekt, Kompetenz, sozialer Status und Autonomie. Bei Konflikten daran erinnern, dass die andere Partei ebenso danach strebt, glücklich davon zu gehen.
3.	Reaktionen antizipieren und Gegenmaßnahmen planen
	Im Voraus überlegen, wie das Team auf Nachrichten reagieren wird, hilft sicherzustellen, dass der Inhalt gehört wird und nicht als Angriff wahrgenommen wird.
4.	Neugierde statt Schuldzuweisungen
	Neugierde zeigen und eine lernende Haltung einnehmen, anstatt Schuldzuweisungen und Kritik zu üben.
5.	Feedback
	Nachfragen im Team, wie die Informationen angekommen sind, schafft Vertrauen und ermöglicht stetige Verbesserung der eigenen Kommunikationsfähigkeiten.
6.	Psychologische Sicherheit messen
	Das Team regelmäßig fragen, wie es sich fühlt und wie die Sicherheit erhöht werden kann. Durchführung von regelmäßigen Umfragen zur Messung der psychologischen Sicherheit.

Wenn Führungskräfte in ihrem Team ein Gefühl der psychologischen Sicherheit schaffen, können sie ein höheres Maß an Engagement, mehr Motivation zur Lösung schwieriger Probleme, mehr Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten und bessere Leistungen erwarten.

Diese Fertigkeiten können Führungskräfte im Seminar „Gesund führen – sich und andere“ erlernen.

Quellen:

https://hbr.org/2017/08/high-performing-teams-need-psychological-safety-heres-how-to-create-it

Vertrauen, die Führungsstrategie der Zukunft, Wolfram Schön, Springer Gabler Verlag

Weiterführende Literatur:

1. Vertrauen, die Führungsstrategie der Zukunft, Wolfram Schön,
Springer-Gabler Verlag
2. Vertrauen entscheidet, Antje Heimsoeth, Haufe Verlag
3. Gesunde Führung in der VUKA Welt: Orientierung, Entwicklung
und Umsetzung in die Praxis, Ruth Maria Sarica, Fachbuch Haufe Verlag